Estimar o tempo das atividades....
... esta é sem dúvida uma das mais penosas atividades a serem realizadas durante a fase de planejamento do projeto.
Muitas empresas que trabalham com projetos personalizados se deparam com este “problema” mais rápido do que desejam, logo em sua proposta comercial.
De alguma forma elas necessitam saber o “tamanho do esforço” que precisa ser realizado (e realizar o cálculo de quanto vai custar o projeto). Ou seja, medir esforço é algo que começa bem cedo.
E ai, qual a saída? Existem várias técnicas e ferramentas que o PMBOK (PMI) apresenta que podem ser usadas neste processo, quero aqui me ater à ferramenta Pert, e apresentar um exemplo passo a passo de seu uso através da ferramenta Microsoft Project (2003).
Neste exemplo, como estarei usando o Project 2003, a análise Pert mais se parece com a analise de 3 pontos (Otimista, Provável e Pessimista). Mas e se você não tiver o Project, não conseguirá utilizar esta ferramenta? A resposta é sim, pode sim. Você pode montar no Excel de forma muito simples, vou mostrar mais a frente.
Mas antes de continuar, vamos ver um pouco de teoria.
Estimar a duração de atividades é apenas um dos passos do processo de gerenciamento do tempo, muitas pessoas confundem a acabam atravessando “a carroça na frente dos bois ”, ou seja, já sai definindo o tempo de seus pacotes de trabalho antes mesmo de analisar todas as variáveis envolvidas. Para isso, o PMBOK define alguns processos de forma seqüencial, a saber...
... esta é sem dúvida uma das mais penosas atividades a serem realizadas durante a fase de planejamento do projeto.
Muitas empresas que trabalham com projetos personalizados se deparam com este “problema” mais rápido do que desejam, logo em sua proposta comercial.
De alguma forma elas necessitam saber o “tamanho do esforço” que precisa ser realizado (e realizar o cálculo de quanto vai custar o projeto). Ou seja, medir esforço é algo que começa bem cedo.
E ai, qual a saída? Existem várias técnicas e ferramentas que o PMBOK (PMI) apresenta que podem ser usadas neste processo, quero aqui me ater à ferramenta Pert, e apresentar um exemplo passo a passo de seu uso através da ferramenta Microsoft Project (2003).
Neste exemplo, como estarei usando o Project 2003, a análise Pert mais se parece com a analise de 3 pontos (Otimista, Provável e Pessimista). Mas e se você não tiver o Project, não conseguirá utilizar esta ferramenta? A resposta é sim, pode sim. Você pode montar no Excel de forma muito simples, vou mostrar mais a frente.
Mas antes de continuar, vamos ver um pouco de teoria.
Estimar a duração de atividades é apenas um dos passos do processo de gerenciamento do tempo, muitas pessoas confundem a acabam atravessando “a carroça na frente dos bois ”, ou seja, já sai definindo o tempo de seus pacotes de trabalho antes mesmo de analisar todas as variáveis envolvidas. Para isso, o PMBOK define alguns processos de forma seqüencial, a saber...
Não precisamos inventar a roda toda vez que vamos realizar alguma estimativa, já existe um modelo pronto que podemos adaptar à necessidade de nossas empresas de forma a deixar o trabalho mais simples e produtivo. Seguir os processos definidos no PMBOK não engessam minha empresa, na verdade evitam que desperdice tempo pensando em como fazer e correndo o risco de recair em erros que outros já passaram e pensaram em como evitar.
Agora, começaremos a nos aventurar nesta ferramenta tão poderosa que podemos (devemos) usar em nossos projetos.
Para tal, vamos ao exemplo prático em 10 passos.
10 Passos para – Análise Pert no MS-Project 2003
1. Crie o Projeto
Não se preocupe com sequenciamento de atividade nem com a duração das tarefas. Crie um exemplo ao acaso para teste e simulação.2. Habilite a visualização da barra de ferramenta Pert
Repare que serão habilitadas estas opções:
3. Defina os pesos
Os pesos a serem dados para as análises otimistas, esperado e pessimistas.
Vamos parar aqui um pouquinho. A Fórmula padrão para Análise Pert é:
PERT = (P + 4M + O) / 6
Acima vemos que para a análise otimista, atribuímos peso 1, o mesmo para a pessimista contudo, a esperada recebe peso 4. A soma destes pesos é igual a seis, que é o nosso divisor.
Vamos ver um exemplo no Excel:
4. Clique em “Formulário de entrada Pert”
O formulário serve para imputar os tempos tarefa a tarefa
5. Planilha Pert
Quer um caminho mais prático, então escolha a opção planilha de entrada pert para que uma planilha seja aberta para edição. Repara que para a tarefa que você colocou o dados pelo formulário é respeitada.
6. Calcule o Pert
Após informar os valores para a análise pert basta mandar o project calcular o valor. Repare que até este ponto o tempo de duração não alterou em nada.
Para calcular clique em :
7. Resposta a pergunta
8. Visualize os resultados
Repare que a duração foi calculada conforme a análise Pert. Neste ponto o Project calcula a média ponderada simples, ele não trabalha com o conceito de variação!!!! ;-(
9. Gráfico de rede
Agora você pode pedir um gráfico de rede (que no project não é grande coisa)
10. Caminho crítico
Agora você pode pedir um gráfico de caminho crítico
Repare no caminho crítico
Observações importantes:
Uma das maiores fontes de fracasso em projeto é o gerente imaginar que pode, por si só, realizar a mensuração das atividades. Isso é um erro grave que necessita ser avaliado por vários lados, como por exemplo:
- Se a estimativa é feita só pelo gerente sem o envolvimento do time:
Como comprometer o time? A RESPOSTA É SIMPLES, NÃO VAI. Você sempre irá ouvir aquela frase “Mas foi você quem disse que daria para fazer neste prazo, ninguém me perguntou nada”. Você pode até ser a pessoa mais indicada para realizar uma estimativa, talvez porque você já tenha feito este projeto antes e não necessite estimar tudo novamente pois você já tenha uma base histórica, CONTUDO, mesmo assim, não caia no ERRO de não validar estas estimativas com a equipe que irá realizar. Afinal de contas, são eles que irão trabalhar na demanda, nada mais justo e seguro que todos tenham a mesma visão que é possível realizar com aquele prazo E SE COMPROMETAM COM ISSO. - Lição aprendida: Já cometi este erro, ou pela pressa ou pela imposição da direção, de realizar a estimativa para um projeto todo apenas pela minha visão. Em alguns casos foi uma catástrofe, pois o comprometimento acima descrito era apenas meu. Hoje, nenhum projeto (a não ser aqueles definidos por alguma ação estratégica) tem seu planejamento encerrado sem a estimativa (sizing) feita pelo time que irá trabalhar no projeto.
No próximo blog, estarei apresentando um outro exemplo de uso com análise Pert levando em conta a variação estatística e o desvio padrão para calculo das atividades e projeto como um todo. Trarei como seu “casamento” com o “planning poker” utilizado na “metodologia de gerenciamento de projetos” Scrum pode ser uma boa alternativa.
